Qui nous sommes

Nous sommes D'hondt Insurance NV avec l'adresse Gistelse Steenweg 300 8200 Brugge Belgium et avec le numéro d'entreprise BE0451 836 292.

Nous nous soucions de votre vie privée et chaque fois que nous traitons vos données personnelles, nous le faisons conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux lois nationales régissant le traitement des données personnelles.

La législation sur la confidentialité nous oblige à rendre accessibles les informations que nous communiquons dans cette déclaration de confidentialité. Cette déclaration de confidentialité clarifie les mesures que nous prenons pour protéger votre vie privée lorsque vous utilisez nos services ou produits et quels droits vous avez.

Lorsque nous traitons vos données personnelles, nous sommes dans la plupart des cas le « responsable du traitement ». Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement.

En achetant nos services et/ou produits, vous acceptez que nous collections et traitions certaines données personnelles vous concernant conformément à la finalité décrite dans notre déclaration de confidentialité. Nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration. Sielke Torremans est notre coordinatrice de la confidentialité que vous pouvez joindre à l'adresse sielke.torremans@fluo-visual.com pour toute question que vous pourriez avoir ou pour exercer vos droits. Il est possible que cette déclaration soit modifiée à l'avenir. Nous vous demandons donc de relire régulièrement la déclaration de confidentialité.

Traitement de vos données personnelles

Les données personnelles ou les données personnelles désignent toute information sur un individu qui peut identifier cette personne. Cela ne concerne pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes). Nous essayons de collecter le moins de données personnelles possible pour atteindre nos objectifs.

Nous nous conformons aux lois sur la protection des données qui exigent que les données personnelles que nous traitons à votre sujet:

• Collectées uniquement à des fins valables dont nous vous avons informés.
• Utilisées de manière licite, loyale et transparente, c'est-à-dire utilisées de manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
• Être exactes et mises à jour si nécessaire, ne plus être conservées au besoin aux fins dont nous vous avons parlé et traitées en toute sécurité.

Nous pouvons vous demander certaines informations pour vous permettre d'acheter ou d'utiliser nos biens ou services. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre coordinateur de la confidentialité.

Plus précisément, nous collecterons tout ou partie des éléments de données suivants:

• Numéro de TVA
• Compte bancaire
• Adresse de la société
• Fonction commerciale
• Emploi
• Historique de paiement
• Détails de la carte de paiement
• Récapitulatif des paiements, compte client
• Date et l'heure
• Cookies tiers
• Données d'identification électronique
• Données de localisation électroniques
• Cookies essentiels
• Photos/images
• Date de naissance / Âge
• Genre
• Signature
• État civil
• Carte d'identité
• Fichier client
• Biscuits marketing
• Nom de la partie concernée
• Nom du client
• Circonstances du sinistre/cas
• Cookies de performances
• Adresse e-mail personnelle
• Numéro de téléphone personnel
• Numéro de téléphone professionnel
• Le permis de conduire
• Composition familiale
• Adresse du domicile
• Autorisation
• Images de la caméra de sécurité
• Données d'assurance
• Loisirs et centres d'intérêt
• Adresse e-mail professionnelle

Nous comptons sur vous pour nous fournir des informations correctes. Faites-nous savoir quand les informations changent afin que nous puissions garder toutes les informations à jour.

Le traitement des données doit nous permettre de fournir nos services et produits, d'améliorer continuellement nos services et produits mis à votre disposition et de les adapter à vos besoins. Plus précisément, nous effectuons les traitements suivants :  

• Infolettre / promotion
  Description : Tenir les clients informés de ce que l'entreprise a à offrir
  Finalité : Tant que l'utilisateur reste abonné à la newsletter
  Base juridique : Intérêt légitime
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice
  Données : Adresse e-mail personnelle, Photos/images, Adresse e-mail professionnelle, Nom du client, Consentement
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Rendez-vous clients
  Description : Enregistrement des rendez-vous clients sur papier ou informatique
  Finalité : Gestion des disponibilités / calendrier
  Base juridique : Contrat
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice
  Éléments de données : adresse e-mail personnelle, numéro de téléphone personnel, numéro de téléphone professionnel, adresse e-mail professionnelle, nom du client, date et heure
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Référence client
  Description : Transfert du dossier client à un autre professionnel
  Objet : Répondre à une demande du client et/ou assurer le bon traitement du dossier
  Base juridique : Contrat
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice
  Données : Adresse du domicile, Adresse e-mail personnelle, Numéro de téléphone personnel, Nom du client, Fiche client
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Livraison de biens et/ou services
  Description : Vente et/ou livraison de biens ou de services aux clients
  Objectif : Assurer la livraison correcte des biens et/ou services, permettre le suivi et la traçabilité et le retour d'information
  Base juridique : Contrat
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la durée légale et/ou la durée pertinente à l'action en justice
  Données : Adresse personnelle, Adresse e-mail personnelle, Numéro de téléphone personnel, Numéro de téléphone professionnel, Adresse e-mail professionnelle, Nom du client, Fiche client, Adresse de la société, Signature
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Site Web d'entreprise
  Description : Site Web de l'entreprise pouvant être visité par les clients, les prospects et divers tiers
  Objectif : Informer les clients et prospects
  Base juridique : Intérêt légitime
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice
  Éléments de données : Adresse e-mail personnelle, Données d'identification électronique, Données de localisation électronique, Cookies essentiels, Nom du client, Cookies tiers, Cookies de performance, Cookies marketing
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Prospection client
  Description : Gestion des informations sur les prospects
  Objectif : Communiquer des biens et des services à des clients potentiels
  Base juridique : Intérêt légitime
  Période de rétention : Tous les prospects qui n'ont pas été convertis en clients seront supprimés au bout de 2 ans
  Données : Adresse personnelle, Adresse e-mail personnelle, Numéro de téléphone personnel, Numéro de téléphone professionnel, Adresse e-mail professionnelle, Nom du client, Fonction de l'entreprise
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Caméra de sécurité
  Description : Créer et/ou enregistrer des images ou des vidéos de sécurité.
  Objectif : Surveillance de la sécurité, prévention de la fraude, prévention du vol…
  Base juridique : Intérêt légitime
  Délai de conservation : Maximum 4 semaines, sauf en cas de preuve de l'incident : jusqu'à ce que l'incident ait été traité
  Éléments de données : images des caméras de sécurité, date et heure
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Mise en forme et traitement des fichiers clients
  Description : Création d'un fichier client et sa prise en charge.
  Objectif : Fournir les services au client
  Base juridique : Contrat
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la durée légale et/ou la durée pertinente à l'action en justice
  Données : Adresse personnelle, Adresse e-mail personnelle, Numéro de téléphone personnel, Numéro de téléphone professionnel, Date de naissance / Âge, Compte bancaire, Coordonnées d'assurance, Etat civil, Sexe, Composition de la famille, Loisirs et centres d'intérêt, Carte d'identité, Permis de conduire, Nom du client, Circonstances du sinistre / dossier, Dossier client, Numéro de TVA, Profession, Signature
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Facturation et comptabilité client
  Description : Calcul de la redevance ou de l'indemnité due, prise en charge de la facturation et obtention du paiement
  Objectif : Assurer un paiement correct
  Base juridique : Contrat
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription pertinents pour l'action en justice
  Éléments de données : adresse personnelle, adresse e-mail personnelle, compte bancaire, historique des paiements, adresse e-mail professionnelle, nom du client, numéro de TVA, aperçu des paiements, compte client, adresse de l'entreprise, signature
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Paiements par carte ou application par les clients
  Description : Paiements par carte de crédit, carte de débit, application de paiement…
  Objectif : Assurer un paiement correct
  Base juridique : Contrat
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la durée légale et/ou la durée pertinente à l'action en justice
  Éléments de données : détails de la carte de paiement, nom du client, date et heure, signature
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  
• Mesures anti-fraude obligatoires
  Description : Informations anti-fraude imposées par la loi
  Objectif : Veiller au respect de la réglementation anti-fraude
  Base juridique : Obligation légale
  Délai de conservation : A compter de la résiliation du contrat, conservation pendant la durée légale et/ou la durée pertinente à l'action en justice
  Données : Nom du client, Nom de l'intervenant
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  

 

Nous sommes le responsable du traitement de ces traitements. Si vous avez donné votre autorisation pour un certain traitement, vous avez toujours le droit de retirer cette autorisation.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées, veuillez nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle est possible entre nous et s'il vous est possible de continuer à utiliser nos biens et/ou services.

Nous traitons également les données des fournisseurs. Lorsque nous collectons, traitons et stockons des données sur nos fournisseurs, nous voulons nous assurer que nous collectons, traitons et stockons uniquement les données dont nous avons vraiment besoin et que nous sommes autorisés à traiter de cette manière. Dans nos relations avec nos fournisseurs, nous collectons, traitons et stockons généralement le nom, l'adresse e-mail professionnelle et le numéro de téléphone professionnel de la ou des personnes qui communiquent avec nous. Nous collectons, traitons et stockons également le numéro de TVA de nos fournisseurs. Si nous fournissons un parking aux véhicules de nos fournisseurs ou les autorisons dans nos locaux, nous pouvons collecter, traiter et stocker le numéro d'immatriculation et les données horaires de la visite si cela est nécessaire pour des raisons d'organisation ou de sécurité. La base juridique du traitement des données personnelles est la conclusion et l'exécution d'un contrat. Nous utilisons des mesures de sécurité fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures normes de l'industrie. Nous stockons les données pendant le délai de prescription et / ou les délais de prescription pertinents pour une action en justice.

Traitement des données personnelles en votre nom

Partage de données personnelles

Nous pouvons être amenés à travailler avec des tiers pour fournir certains services ou produits tels que des partenaires informatiques, des partenaires d'assurance, des partenaires comptables, des conseillers juridiques. Plus précisément, nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec ces partenaires :

• Salaires et rémunération des employés
  Objectif : Assurer la juste rémunération ou rémunération de toutes les parties prenantes de l'entreprise
  Base juridique : Obligation légale
  Données : Nom de l'employé, Compte bancaire, Présence au travail, Adresse du domicile, Jours d'arrêt de travail, Données sur les salaires et rémunérations, Date d'embauche, Etat civil, Date de naissance / Âge, Congés / jours de vacances
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  Paycover reçoit les données
• Tenue de livre compte
  Objectif : Assurer une comptabilité correcte et/ou des déclarations fiscales et TVA correctes
  Base juridique : Obligation légale
  Éléments de données : nom de l'employé, adresse du domicile, nom du client, nom de la partie concernée, numéro de TVA, aperçu des paiements, compte client, adresse de l'entreprise
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  Sanders ACCOUNTING & CONSULTING reçoit les données
• Réseaux sociaux - Facebook/Instagram
  Objet : Promotion de l'entreprise et des services
  Base juridique : Intérêt légitime
  Éléments de données : nom de l'employé, photos/images, données d'identification électronique, données de localisation électroniques, nom du client, nom de la partie concernée, date et heure
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  META PLATFORMS IRELAND LIMITED (ex-Facebook) reçoit les données
• Réseaux sociaux - Linkedin
  Objet : Promotion de l'entreprise et des services
  Base juridique : Intérêt légitime
  Éléments de données : nom de l'employé, photos/images, données d'identification électronique, données de localisation électroniques, nom du client, nom de la partie concernée, date et heure
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  LinkedIn Ireland Unlimited Company reçoit les données
• Support Informatique
  Objectif : Assurer le bon fonctionnement de l'informatique
  Base juridique : Intérêt légitime
  Données : Adresse e-mail personnelle, Données d'identification électronique, Nom du client
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  Converge-IT reçoit les données
• Analyse du site Web et statistiques des visiteurs via un partenaire
  Objectif : Mesurer et analyser l'efficacité du site Web
  Base juridique : Intérêt légitime
  Éléments de données : Données d'identification électronique, Données de localisation électronique, Cookies tiers, Date et heure, Cookies de performance
  Les données sont traitées au sein de l'UE
  Google Ireland Limited reçoit les données

Ces tiers agiront généralement en tant que processeurs de données. Veuillez noter que les plateformes de réseaux sociaux, les plateformes de trading et les partenaires commerciaux permanents sont souvent considérés comme des contrôleurs conjoints.

Si vous participez à une conversation en ligne, une réunion, une conférence,... sachez que toutes les données que vous partagez sont visibles et/ou audibles pour les autres participants. Veuillez garder cela à l'esprit avant de partager vos informations personnelles, vidéo, audio ou autres données.

Si vous vous opposez au partage de vos données, nous vous demandons de nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle est possible entre nous et si vous pouvez continuer à utiliser nos services et/ou biens.

Veuillez noter que nous pouvons être tenus par la loi de traiter certaines données et éventuellement de les transmettre aux autorités compétentes. S'agissant d'une obligation légale, vous ne pouvez pas vous opposer à ce transfert.

Sécurité et confidentialité

Nous voulons garder vos données personnelles sûres et confidentielles et avons mis en place des procédures de sécurité pour empêcher la perte, l'utilisation abusive ou l'altération de ces données personnelles. Ces procédures sont fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleurs standards de l'industrie.

Site Web et Cookies

Lorsque vous visitez notre site Web, des cookies peuvent être stockés sur votre ordinateur. Ils contribuent à faciliter la visite du site Web et à améliorer votre expérience. Lorsque vous visitez notre site Web, vous recevrez des informations sur les cookies que nous utilisons et nous vous demanderons d'y consentir. Chaque fois que vous visitez notre site Web, le serveur Web traitera également automatiquement l'adresse IP et/ou votre nom de domaine.

Nous pouvons publier des liens vers des sites Web détenus et exploités par d'autres. En cliquant sur un tel lien, vous serez redirigé vers un autre site Web. Assurez-vous toujours de lire et de comprendre la déclaration de confidentialité de cet autre site Web, car elle peut différer de notre déclaration de confidentialité. Si vous n'êtes pas sûr ou n'êtes pas d'accord avec la déclaration de confidentialité, nous vous recommandons de quitter immédiatement le site Web concerné.

Réseaux sociaux

Si vous utilisez les fonctions de médias sociaux telles que le bouton « J'aime » ou « Partager » qui peuvent se trouver sur notre site Web, ou si vous visitez notre page de médias sociaux, veuillez noter que vos données personnelles seront traitées par la plate-forme de médias sociaux. Dans ce traitement, le régulateur européen nous considère, ainsi que la plate-forme de médias sociaux, comme des responsables conjoints du traitement des données, ce qui signifie que nous déterminons conjointement pourquoi et comment vos données personnelles sont traitées. Vous pouvez découvrir comment nous traitons vos données personnelles dans cette déclaration de confidentialité. Des informations sur le traitement par la plate-forme de médias sociaux concernée peuvent être trouvées dans leur déclaration de confidentialité. Nous vous demandons de lire attentivement la déclaration de confidentialité de la plate-forme de médias sociaux avant de visiter les éléments de médias sociaux sur notre page ou notre page sur la plate-forme de médias sociaux.

Si nous organisons un événement tel qu'un événement de réseautage, un événement d'ouverture, une première, etc., des photographes ou des vidéastes peuvent être présents. Les photos et vidéos qu'ils prennent sont destinées à être utilisées dans des supports marketing et/ou publiées sur nos pages de réseaux sociaux. Lorsque vous n'êtes pas le sujet principal de ces documents, la directive de l'autorité de protection des données est que votre consentement explicite en vertu du RGPD n'est pas requis. Toutefois, si vous vous opposez à l'utilisation de documents sur lesquels vous êtes représenté, veuillez nous en informer.

Exercez vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) / Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous avez le droit de :

• Demander l'accès à vos données personnelles (droit d'accès de la personne concernée). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
• Demander la suppression de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer toutes vos données personnelles lorsqu'il n'y a aucune raison valable de les conserver. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition à un certain traitement (voir ci-dessous).
• De vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur notre intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et que vous souhaitez vous opposer au traitement sur cette base en raison de votre situation particulière. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous avez des questions sur l'exactitude des données ou la raison du traitement.
• De retirer votre consentement au traitement à tout moment.
• Ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.
• Obtenez vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et transférez-les à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité des données).

Dans certains cas, nous serons amenés à vous demander des informations plus précises afin de pouvoir confirmer votre identité et nous assurer que votre droit d'accès aux informations (ou d'exercice de tout autre de vos droits) est correctement exercé. Nous prenons cette mesure pour nous assurer que vos informations personnelles ne sont divulguées à personne d'autre que vous-même ou à toute autre personne qui n'a pas le droit de les recevoir. Vous pouvez exercer vos droits en contactant notre coordinateur de la confidentialité Sielke Torremans via sielke.torremans@fluo-visual.com ou via l'adresse de l'entreprise :  

 D'hondt Insurance NV 

À l'attention de Sielke Torremans 

 Gistelse Steenweg 300 8200 Bruges Belgique 

Autorité de protection des données

Vous pouvez adresser toute réclamation ou remarque à l'autorité de protection des données à l'adresse suivante :

 Autorité de protection des données 

 Rue Drukpers 35, 1000 Bruxelles http://gegevensbeschermingsautoriteit.be